Organe souverain d’Asmae, tous les membres y sont convoqués. Elle se réunit au moins une fois par an, et chaque fois qu’elle est convoquée par le conseil d’administration ou sur la demande d’au moins un quart des membres d’Asmae. L’ordre du jour est fixé par le conseil d’administration.

L’assemblée générale définit les grandes lignes du projet associatif, élit les membres du conseil d’administration. Elle vote le rapport moral et le rapport d’activité d’Asmae, approuve les modifications de statuts. Elle approuve les comptes de l’exercice clos, vote le budget et les priorités de l’exercice suivant, et délibère sur les questions mises à l’ordre du jour.

Les équipes salariées et bénévoles sont invitées à assister à l’assemblée générale. Les bénévoles actifs (membres exonérés de cotisation) ont droit de vote.

Composition

Reconnue d’Utilité Publique, Asmae est administrée par un conseil d’administration mandaté par l’assemblée générale dont le nombre des membres est compris entre 12 au moins et 18 au plus. Les membres du conseil d’administration sont élus pour 3 ans par l’assemblée générale et choisis par ses membres.

Le conseil d’administration choisit parmi ses membres un bureau dont le nombre de membres ne peut dépasser 1/3 du conseil d’administration. Le bureau, composé d’une présidence, d’une vice-présidence, d’un trésorier ou trésorière, et d’un ou une secrétaire. Le bureau est également élu pour 3 ans.

Le conseil d’administration se réunit en moyenne 5 fois par an et chaque fois qu’il est convoqué par la présidence.

Le bureau se réunit à minima avant chaque conseil d’administration et sur convocation de sa présidence.

Rôle et fonctionnement

Le conseil d’administration fixe les orientations générales de l’association. Sur proposition du bureau, il vote la stratégie, le budget, les comptes annuels, adopte le règlement intérieur, assure un suivi et un contrôle du plan d’action et de l’équipe salariée.

Le bureau prend les décisions au nom du conseil d’administration entre les réunions du conseil d’administration.

La Présidence préside les réunions du conseil d’administration, représente légalement Asmae dans tous les actes de la vie civile et agit en justice.

Voir la liste des membres du conseil d’administration et du bureau

Le conseil d’administration délègue à la direction générale, et plus largement au comité de direction, la gestion et le bon fonctionnement de l’association, ainsi que la mise en œuvre de la mission sociale.

Les membres du comité de direction sont régulièrement invités ainsi que plus largement des membres du personnel d’Asmae, de manière à favoriser une vision partagée et un dialogue régulier entre les administrateurs et les équipes opérationnelles.

Voir la liste des membre du comité de direction

L’intervention d’un commissaire aux comptes à Asmae est obligatoire au regard de la loi. Ses contrôles lui permettent de donner chaque année une « certification des comptes annuels », incluant celle du Compte de Résultat par Origine et Destination (CROD).

Le commissariat aux comptes d’Asmae est effectué par le cabinet Virtus Expertise.

Asmae bénéficie du Label Don en Confiance depuis 2017. Organisme à but non lucratif ouvert à toutes les causes d’intérêt général, créé en 1989 par de grandes associations et fondations sociales et humanitaires avec la volonté de préserver et développer une relation de confiance avec leurs donateurs.

Le Don en Confiance s’assure qu’Asmae respecte sa charte de déontologie : fonctionnement régulier et transparent, gestion rigoureuse et désintéressée, actions de communication et de collecte de fonds irréprochables, transparence financière. Le contrôleur du Don en Confiance est invité aux réunions du Conseil d’administration d’Asmae.

Asmae a créé en 2016 la Fondation sœur Emmanuelle sous égide de la Fondation Caritas France. Elle soutient des projets en faveur des personnes et plus particulièrement des enfants qui souffrent de préjugés, de l’indifférence et d’une grande précarité. La Fondation finance des projets qui s’appuient sur le potentiel de chacun et qui dépassent les clivages culturels, sociaux et religieux. Ces projets doivent encourager l’engagement des personnes issues de la diversité de la société civile et notamment des jeunes, soucieux d’agir ensemble pour un monde plus juste.

Asmae, en tant qu’association/ONG spécialisée dans la protection et l’éducation des enfants, a mis en place une Politique de Protection de l’Enfant (PPE) qui démontre son engagement à protéger les enfants contre tous préjudices et à ce que ses projets et ses actions ne portent pas atteinte aux enfants. L’opérationnalisation de la PPE repose sur un réseau  de points focaux volontaires dans les pays d’intervention qu’anime la personne référente technique éducation et protection depuis le siège, ainsi que sur le comité de protection de l’enfant (CPE), composé de la personne référente technique éducation et protection, de la direction générale, de la direction de l’action internationale et du secrétariat général. Un mécanisme d’alerte permet d’activer le CPE pour la gestion des situations d’abus envers les enfants et les jeunes survenues dans le cadre de nos activités.